I SEKTOR

Millised on need tegevused, mille tegemata jätmine põhjustaks suuri katastroofe?

• Kriisiolukorrad
• Tähtajalised ülesanded
• Kohest lahendamist nõudvad probleemid
• Tähtajalised projektid

II SEKTOR

Millised on need tegevused, mida kogu aeg ei tehta, kuid mille regulaarne tegemine muudaks olukorda pikemas perspektiivis paremaks ning aitaks ennetada suuremaid katastroofe?

• Planeerimine
• Probleemide ennetamine
• Suhete arendamine ja hoidmine
• Õppimine ja enda arendamine
• Pikaajalised tähtajad

III SEKTOR

Millised on need tegevused, mida tuleks teha, lähtudes “igapäevastest vajadustest” ja teiste inimeste ootustest?

• Vahelesegamised ja tarbetud telefonikõned
• Teistele tähtsad ülesanded ja probleemid
• Ootamatud külalised
• Mõningad aruanded

IV SEKTOR

Millised on need tegevused, mis pole nii vajalikud, kuid mida on meeldiv teha?

• Meelelahutus tööajal
• Mittevajalikud askeldused
• Tähtsusetud e-mailid
• Vähetähtsad, kuid meeldivad kohtumised

Kui enamus aega kulutad mitte kiireloomulisele ja olulisele (II sektor)

• Toimub liikumine pikaajaliste eesmärkide poole
• Tegevused on enamasti plaanitud
• Kriise tekib vähe, sest neid ennetatakse
• Pikaajalised tähtajad ei muutu liiga lühikeseks

Kui enamus aega kulutad kiireloomulisele ja ebaolulise (III sektor)

• Pidev ja kiire tegutsemine ebaolulisega
• Sageli jätab ülemusele hea mulje
• Tehakse palju mõttetut paberitööd ja aruandeid
• Tunned end allasurutuna ja ei suuda asju kontrollida

Aga kuidas toime tulla? Meil on erinevad rollid (ülemus, alluv, üliõpilane, abikaasa, blogija, jne) ja igal rollil oma missioon – kes ma tahan olla, mida teha ja mida saavutada. Määrata tuleks iga rolliga seonduvad eesmärgid -mida ma saan teha, et saavutada oma eesmärke?!

Analüüsi oma tegemisi – milliseid eesmärke ma olen saavutanud, millseid raskusi ma ületasin, kas nende saavutamiseks kulutatud aeg oli õigustatud, milliseid eesmärke ei suutnud saavutada ja miks, kui suure aja veetsin I, II, III ja IV sektoris?

Millises sektoris veedate teie suurema osa oma ajast?

AJAPLANEERIMISE NIPID

Kirjutan mõned nipid, kuidas tulla paremini toime oma ajaga.

• Otsi endale tegevus, millega Sa saaksid ükstapuha mis aja maha võtta. See võib olla tass kohvi, hea lugemine, pisike Solitaire mäng.
• Ürita asju analüüsida kas “klaas on pool täis, või pool tühi.”
• Proovi leida asju, millega kasvatada oma edu.
• Ära ela kahetsuses. Me ei saa muuta mineviku. Ära mõtle läbikukkumistele aga proovi nendest vigadest õppida.
• Fokusseeri ennast tähtsatele asjdele oma elus.
• Mõtle harjumustele, mis Sulle ei meeldi ja otsi võimalusi, et need asendadata paremate tegevustega. Jäta maha suitsetamine.
• Proovi oma “ootamise aega” produktiivsemalt kasutada. Perearsti järjekorras oodates mõtle läbi oma päevaplaan.
• Mobiiltelefoni saab väga hästi kasutada märkmikuna. Kui viimast ei ole läheduses, kirjuta märkmed/kohustused sinna.
• Leia endale aega, et panna paika oma tuleviku plaanid/eesmärgid, nii eraelus kui ka karjääris.
• Sea endale igapäevaselt lühikesi ja pikaajalisi eesmärke.
• Ära ela nii, et “tuleb mis tuleb”. Hommikukohvi juues või eelmisel õhtul magama minnes mõtle päevaplaan läbi.
• Hoia silma peal kalendril. Vaata kas Sul on tähtsaid koosolekuid, arstil käimisi, sõprade sünnipäevasid tulemas. Nii oskad oma aega paremini planeerida ja asjad ei unune ära.
• Kui lükkad toimetusi homse varna, siis mõtle, mida Sa sellest tegelikult võidad.
• Alusta tegevust kõige raskematest asjadest. Kui suured ja rasked asjad saavad tehtud, siis näed, et mõni väike asi saab juba selle käigus tehtud.
• Taba hetk, mil tegeled ebavajalike ja mitte tulutoovate asjadega.
• Püüa olla püsivam. Ära löö asjadele käega.
• Julge küsida lähedastelt ja töökaaslastelt abi ja arvamust.
• Püüdle oma unistuste poole järk-järgult.

Eesmärgi saavutamise tõenäosus on otseselt seotud sellega kuidas on meie eesmärk püstitatud. Mida ebatäpsemalt me teame mida me soovime saavutada, seda tõenäolisem on see, et meie eesmärk jääbki saavutamata.

Õigesti seatud eesmärgid lubavad meil saavutada kõike, mida me tahame. Ükski suur kordaminek ei ole saavutadatud niisama möödaminnes. Ettevõtte rekordilised müügitulemused ei teki niisama … me oleme seadnud nende jaoks eesmärgi ja selle poole püüelnud. Oleme näinud vaeva.

Mõtle, milline peab olema lõpptulemus, kuhu soovid välja jõuda. Sea oma eesmärgid olulisuse järjekorda. Oma soovitud lõpptulemus sõnasta eesmärgina. Eesmärk peab olema võimalikult detailine, Sa pead täpselt teadma mida Sa saada tahad. Mõtle välja miks Sul seda eesmärki on vaja saavutada, see aitab kergemini jõuda lahendusteni kuidas Sa seda saavutada võiksid, mida Sa selleks tegema pead.

Loo endale täpne plaan, pane kirja takistused, mis Sind eesmärgi täitmise juures võivad segada. Neid plaane järgides on võimalik jõuda reaalse tegevuskavani. Peale seda, jaga teistega oma eesmärke, leia endale mõttekaaslasi kes soovivad Sinu eesmärgi täitumist ja on abiks nõu ja jõuga.